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前回の記事では、仕事に使えるAIツールの選び方について紹介しました。
では、実際にあなたがAIで効率化したい仕事は何でしょうか？
例えば、会議の文字起こしや議事録作成、資料作成、情報収集など、仕事の中には時間がかかる作業がたくさんあります。
今回はその中から、文字起こし・議事録作成にかかる時間を減らす方法を取り上げます。
AI文字起こしツールを活用すれば、会議の音声をテキスト化し、議事録を作成する手間を減らせる可能性があります。
具体的な活用方法とツールを選ぶポイントを見ていきましょう。
議事録の作成には、なぜ時間がかかるのか？
会議の議事録を作成するとき、単に発言を書き留めるだけでは終わりません。
- リスト
・録音を聞き直して発言内容を確認する
・誰が何を話したのかを整理する
・決定事項や今後の課題をまとめる
・読みやすい文章に整える
こうした作業が重なると、会議が終わった後も多くの時間を取られてしまいます。
特に、会議の内容を正確に記録しようとすると、聞き直しや文章の整理に時間がかかりがちです。
AI文字起こしを使うと、何が変わる？
AI文字起こしツールは、録音した音声や会話をテキストに変換するツールです。サービスによっては、会議の内容を要約したり、議事録の作成を支援したりする機能も備えています。
主な活用方法は次の3つです。
① 会議の発言をテキスト化する
録音を何度も聞き直して手入力する作業を減らせます。
② 発言内容を振り返りやすくする
テキストになっていれば、重要な発言や確認したい箇所を探しやすくなります。
③ 議事録の下書きを作る
要約機能などを利用すれば、決定事項や重要なポイントを整理する作業を効率化できる場合があります。
ただし、文字起こしや要約が常に正確とは限りません。人名、専門用語、数字、発言の意図などは、必ず元の音声や会議内容と照らし合わせましょう。
AI文字起こしツールを選ぶポイント
ツールを選ぶときは、知名度だけで決めるのではなく、自分の仕事に必要な機能があるかを確認しましょう。
①日本語の認識精度
専門用語や社内特有の言葉が多い場合は、実際の音声でどの程度正しく文字起こしできるかが重要です。
②要約・議事録作成の機能
文字起こしだけで十分なのか、要約や議事録の作成まで効率化したいのかを考えましょう。
③利用料金と制限
無料プランの有無だけでなく、1回あたりの利用時間、月間の文字起こし時間、要約回数なども確認しましょう。無料で試せるサービスでも、利用条件によっては仕事で使うには足りない場合があります。
④使いやすさと対応環境
パソコンで使うのか、スマートフォンで録音するのか、オンライン会議で使うのかによって、適したツールは変わります。
⑤情報管理と社内ルール
会議では顧客情報や社内の機密情報を扱うことがあります。録音データの保存先、共有設定、データの取り扱いを確認し、会社のルールに従って利用しましょう。
AI文字起こしツール「Notta」を活用する
AI文字起こしツールの一つに、Nottaがあります。
Nottaは、音声の文字起こしに加えて、プランや利用環境に応じてAI要約などの機能を利用できるサービスです。会議の記録や、録音内容の振り返りを効率化したい場合に、選択肢の一つになります。
Nottaが向いている可能性がある人
・会議や打ち合わせの内容を記録したい人
・録音を聞き直して文字に起こす作業を減らしたい人
・発言内容をテキストで検索・確認したい人
・AI要約などを活用して、議事録作成を効率化したい人
一方で、文字起こしの結果をそのまま正式な議事録として使えるとは限りません。発言者や数字、決定事項などの確認は必要です。また、会議の録音や外部サービスへのデータ送信について、参加者への配慮や社内規定の確認も忘れないようにしましょう。
まずは利用条件を確認しよう
Nottaには無料プランと有料プランがあり、利用できる文字起こし時間や機能などが異なります。条件は変更されることもあるため、利用前に公式サイトで最新情報を確認してください。
AIに任せきりにせず、最後は人が確認する
AI文字起こしは、議事録作成の負担を減らすための手段です。AIが作った文章をそのまま使うのではなく、次の点を確認すると安心です。
☑ 発言内容や人名、数字に間違いがないか
☑ 決定事項と検討中の内容が区別されているか
☑ 担当者や期限が正しく記載されているか
☑ 不要な発言や誤解を招く表現が残っていないか
大切なのは、AIにすべてを任せることではなく、時間のかかる作業を効率化し、人が確認や判断に集中できるようにすることです。
まとめ
会議の文字起こしや議事録作成に時間がかかっているなら、AI文字起こしツールを活用する方法があります。
まずは自分の仕事でどの作業に時間がかかっているのかを整理し、必要な機能、料金、情報管理などを確認してツールを選びましょう。
Nottaも選択肢の一つですが、実際の利用条件を確認し、自分の仕事に合うかを見極めることが大切です。
今後は、資料作成や情報整理など、ほかの仕事でAIを活用する方法も取り上げていきます。
「こんな作業を効率化したい」「このAIツールについて知りたい」といったご意見があれば、お問い合わせページからお気軽にお知らせください。今後の記事づくりの参考にさせていただきます。
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